De 6 voordelen van een Brown Paper sessie

De 6 voordelen van een Brown Paper sessie

Een Brown Paper sessie is een manier om als team gezamenlijk een proces of model visueel in kaart te brengen. Op een groot stuk brown paper (ook wel golfkarton of kraftpapier genoemd) wordt het proces van de afdeling of het verbetertraject gevisualiseerd. Dit maakt het voor iedereen duidelijk uit welke stappen dit proces bestaat, wat de tussenresultaten zijn, wat de benodigdheden zijn om het proces te doen slagen en welke teamleden en andere partijen er allemaal bij het proces zijn betrokken.

Wanneer jouw project op slot zit en je het overzicht bent verloren op de verschillende processen, dan is een Brown Paper sessie een uitstekende manier om weer een goede stap verder te komen. Deze sessie geeft jou niet alleen inzicht bij welke processen verbetering nodig of noodzakelijk is, maar zorgt er ook voor dat jij en je team gelijk tot duidelijke actiepunten komen. In dit artikel vertellen we je welke 6 voordelen een Brown Paper sessie heeft voor jouw organisatie.

 

Hoe een Brown Paper sessie in zijn werk gaat

Allereerst: wat is een Brown Paper sessie nu precies? Een Brown Paper is eigenlijk een groot stuk golfkarton. Met een aantal post-its en een set marker stiften erbij heb je een van de goedkoopste manieren om met jouw team inzicht te krijgen in een bepaald probleem, proces of thema.

Een Brown Paper sessie gaat als volgt te werk:

  1. Allereerst identificeer samen met jouw team je het begin en het eind van een bepaald proces. Dit wordt vervolgens op het "bord" geschreven.
  2. Hierna worden de processtappen benoemd en iedere deelnemer schrijft op post-it blaadjes de processtappen zoals zij die voor zich zien. Gezamenlijk worden de blaadjes geordend en de processtappen benoemd. Vergelijkbare antwoorden worden bij elkaar gezet en zo wordt er een omschrijving van elke processtap gekozen.
  3. Vervolgens benoem je de problemen binnen deze processtappen. Vraag aan de deelnemers om individueel de problemen die zij ervaren bij elke stap op een post-it blaadje te schrijven. Net zoals bij stap 2 worden de post-its verzameld, geordend en op de brown paper geplakt. Hierna kunnen samenvattende omschrijvingen worden gegeven voor de meest belangrijke problemen bij iedere stap in het proces.
  4. Na het benoemen van de problemen bij iedere processtap wordt er nagedacht over mogelijke oplossingen. Hierbij volgen weer dezelfde handelingen als bij stap 2 en 3 maar dan voor het aandragen van mogelijke oplossingen.

Na afloop van de bijeenkomst worden de resultaten van de sessie uitgewerkt en met iedereen gedeeld, zodat er vervolgens acties in gang kunnen worden gezet om eventuele problemen op te lossen.

Nu je weet hoe een Brown Paper sessie in zijn werk gaat vertel ik je wat de 6 belangrijkste voordelen zijn van deze werkmethode.

Na afloop van de bijeenkomst worden de resultaten van de sessie uitgewerkt en met iedereen gedeeld, zodat er vervolgens acties in gang kunnen worden gezet om eventuele problemen op te lossen.

Brown paper sessie voor organisaties en bedrijven

1. Introduceren van nieuwe samenwerkingen of producten

Een Brown Paper sessie biedt een uitstekende en laagdrempelige manier om nieuwe producten of samenwerkingen te introduceren aan het hele team. Op een versnelde manier krijgt het hele team inzicht in het nieuwe traject. 

2. Je team dichter bij elkaar brengen

Het creatieve en leuke proces van het werken met een Brown Paper werkt ook prima als een vorm van teambuilding, en kan zo worden ingezet om onderlinge spanningen binnen de organisatie op te lossen.

3. Geen saaie audit meer nodig

Een goed uitgevoerde Brown Paper sessie maakt een traditionele (en saaie) audit overbodig. Je kunt ook ervoor kiezen om je interne audits uitvoeren met een Brown Paper, om er zo een interactieve en leuke werkvorm van te maken waarbij alle werknemers echt worden betrokken bij knelpunten. 

4. Ideaal om draagvlak te creëren

Een Brown Paper sessie helpt om iedereen goed voor te bereiden op of tijdens verandertrajecten. Hierdoor wordt het een stuk gemakkelijker om draagvlak te creëren bij de implementatie van belangrijke veranderingen binnen het bedrijf.

5. Elimineren van verspilling

De sessie werkt ook als een manier om LEAN-verspillingen binnen bepaalde werkprocessen op te sporen en tegen te gaan. Bij LEAN-verspillingen gaat het om zaken als overproductie, wachtprocessen, transport, processtappen die overbodig zijn, voorraad, onnodige bewegingen en defecten (producten of delen van jouw diensten die niet voldoen aan de verwachtingen of specificaties van klanten).

6. Stimuleren en verzamelen van nieuwe ideeën

Tenslotte is de Brown Paper sessie een prima analysemethode zoals een brainstormsessie en kan bovendien zonder training worden toegepast. Door een brainstorm op deze manier uit te voeren worden nieuwe ideeën of business modellen op een simpele en snelle manier gestimuleerd en verzameld.

In situaties waar grote belangen op het spel staan kan je er ook voor kiezen om van buiten je bedrijf een professionele Brown Paper sessie moderator in te schakelen.

Wil jij Brown Paper en andere relevante scrumartikelen voordelig bestellen? Neem dan snel een kijkje op Scrumartikelen.nl!